Прошивка документов - обязательная процедура для официальных бумаг, обеспечивающая их целостность и защиту от подмены страниц. Эта операция требуется при подготовке отчетности, кадровых и юридических документов.
Содержание
Необходимые материалы для прошивки
- Документы для прошивки
- Шило или дырокол
- Прошивные нитки или шпагат
- Игла с широким ушком
- Клей ПВА или канцелярский
- Бумажная наклейка-заверительная надпись
Пошаговая схема прошивки документов
- Подготовьте документы: выровняйте и сложите в правильном порядке
- Сделайте 3-4 отверстия на левом поле (отступ 1.5-2 см от края)
- Проденьте нить через отверстия согласно схеме прошивки
- Завяжите концы нити с обратной стороны документа
- Наклейте заверительную надпись, закрывающую узел
- Укажите количество прошитых листов и поставьте подпись
- Поставьте печать организации (частично на наклейку и документ)
Схемы прошивки для разных типов документов
| Тип документа | Количество отверстий | Тип нити |
| Кадровые документы | 3 | Льняная нить |
| Бухгалтерская отчетность | 4 | Шпагат |
| Договоры | 3-5 | Суровая нить |
Требования к заверительной надписи
- Размер 4×5 см или 5×6 см
- Текст: "Прошито, пронумеровано ___ листов"
- Подпись ответственного лица
- Дата прошивки
- Должность и ФИО подписавшего
Частые ошибки при прошивке
- Неравномерное расстояние между отверстиями
- Слабый узел, который может развязаться
- Неправильное количество отверстий
- Отсутствие заверительной надписи
- Печать только на наклейке, без захвата документа
Важная информация
Прошитые документы должны храниться в соответствии с установленными сроками хранения. При необходимости изъятия прошитого документа составляется акт с указанием причины изъятия и заверяется руководством организации.
